مهارات تنظيم المؤتمرات العلمية و عوامل نجاحها

مهارات تنظيم المؤتمرات العلمية و عوامل نجاحها

من الملاحظ كثرة قيام الندوات و المؤتمرات العلمية في عالمنا العربي و العالم ككل و من المعروف صعوبة تنظيم مثل هذه اللقاءات و المؤتمرات العلمية و الكم الهائل من المعوقات التي تواجهها و لكن من ناحية أخرى من المعروف أكثر هو أهمية هذه اللقاءات التي جعلت اللجان المسؤولة عن إعداد و تنظيم المؤتمرات العلمية تسعى بكل جهد و ترصد طاقتها لمواجهة هذه التحديات و تحقيق الجو العلمي المناسب و الخروج بنتائج مرضية للجهات الداعمة و الهيئات المُعدة و المنظمة و كذلك المشاركين و الحضور من المهتمين و الباحثين و تحقق هدفها في خدمة القضية التي حدثت من أجلها . 


يرى البعض أن حضور المؤتمرات العلمية مضيعة للوقت و نفقات لا مبرر لها و خصوصا تلك اللقاءات التي تقام على صعيد واقعنا العربي , و لكنهم بالتأكيد يغفلون عن الأهميات التي تحققها و لا يقدرون ثمرة الإنتاج  و الإبداعات التي تخرج منها و على الرغم من أن بعض هذه المؤتمرات العلمية قد تكون بقصد الدعاية أو أحيانا تنعقد باسم علمي و تكون الغاية منها يكون التعريف بالمسؤولين أو مرتادي المناصب الجديدة بعيدا عن هدفها العلمي  إلا أن تاريخ المؤتمرات  العلمية يؤكد أن النسبة الأكبر كانت بهدف بحثي و خاصة المؤتمرات العلمية ذات الطابع الدولي .


و تعتبر المؤتمرات العلمية من أهم وسائل نشر الدراسات و الأبحاث العلمية المكتوبة و المقدمة باسم الباحث تحت إشراف و تحكيم لجنة إعداد و تنظيم المؤتمرات العلمية , و على الرغم من عدم الإقبال عليها و التشكيك قليلاً بموثوقيتها سابقاً إلا أنها اليوم تعتبر من وسائل النشر العلمي المنافسة و التي تساوت مع الطرق الرائدة في النشر مثل المجلات العلمية المحكمة بما يتعلق بقدرات المراجعة و التحكيم و القوة العلمية إلا أنها تغلبت عليها من بعض النواحي مثل سرعة الرد على الأبحاث المقدمة للنشر فيها و هذه تعتبر ميزة بالنسبة للأشخاص الباحثين عن طريقة سريعة لنشر نتائج أبحاثهم بالإضافة إلى الجانب التشاركي و اللقاء مع الأسماء البراقة في مجال الاختصاص و الذي يعكس مزيد من الخبرات للباحث و يحفز على التعليم المباشر و فتح أفق جديدة لديه لدراسات متطورة مما يزيد ثقة المشارك في المؤتمر العلمي من الباحثين و الدارسين بقدراتهم و إمكانيتهم .


و من العوامل المهمة التي ينبغي توافرها لنجاح أي مؤتمر علمي و تخطي العقبات  :

- الإدارة المنظمة و الخبيرة 

المدير المسؤول عن لجنة تنظيم المؤتمرات العلمية يجل أئن يتمتع بالخبرات العلمية و التقنية و أن يكون حازماً من جهة و مقبولاً من جهة ثانية من قبل فرق العمل و ذو مهارات تواصل عالية و على المدير و المسؤولين عن إدارة المؤتمر أن يتحلوا بالمؤهلات و المهارات للسيطرة على المعوقات و قيادة الفعالية و خلق الإحساس لدى المشاركين بالثقة بتأثير الإدارة على الأحداث الجارية , و من مهام الإدارة :

- تامين المناخ المناسب لنوع اللقاء و دعم ذلك بالتجهيزات الضوئية و التأثيرات الصوتية و أحدث أجهزة العرض التكنولوجية .

- تحديد المواضيع التي سيتناولها المؤتمر العلمي و دعم الفعاليات التي تتيح عرض البحث بصورة أوضح مثل إقامة ورش عمل من ضمن برنامج المؤتمر العلمي و المتطلع .

- تحديد المكان الذي سينعقد فيه المؤتمر العلمي بما يتلاءم مع مكان إقامة الحضور و وسائل النقل المؤمنة و توفر البيئة المناسبة حسب طبيعة .

- من أهم الأمور التي تركز عليها لجنة تنظيم المؤتمرات العلمية هي تحكيم الأبحاث العلمية المقدمة للمشاركة بالمؤتمر قبل الإدلاء بها عن طريق تعيين كادر تحكيمي ذو كفاءة عالية .

- إدارة برنامج المؤتمر العلمي و حساب التكاليف بما يتناسب و الميزانية الممنوحة و الجهات الراعية . 

- دراسة القدرات و الإمكانيات لإرفاق المؤتمر العلمي بالنشاطات الداعمة لموضوع اللقاء مثل الجولات السياحية و زيارة الأماكن ذات الصلة .

- إدارة الوقت و ملائمته مع عدد الحضور و المدة المحددة لإلقاء الملخص و تلقي النقاشات و النقد البناء و توجيه المشاركين لشرح المعاني الغامضة في البحث و إدارة الحوارات .

- دعوة الصحافة ووسائل الإعلام لنقل وقائع المؤتمر و النتائج التي توصل إليها و تأمين تغطية مباشرة حسب طبيعة المؤتمر.

- الإعلان عن المؤتمر العلمي و ارسلا الدعوات و تحديد موعد لتلقي الأبحاث لتحكيمها و الرد عليها .

- تدوين الملاحظات و وقائع المؤتمر و المناقشات الجارية و فصل النقاشات الحادة و الأستعانة بالخبراء لتحكيمها .


- تنظيم التفاعلات مع المؤتمر 

من أهم العوامل المحققة لنجاح المؤتمر العلمي من خلال تقديم المشاركين و المدعوين لأبحاث و دراسات و التعرض لنقاشات و التي تعكس الروح التفاعلية و تبادل الآراء و تنقل الخبرات , و هذا يتطلب تنظيم مسبق و تعريف بالشخصيات و تحقيق التكافؤ في المستوى الذهني بين المشاركين و تأمين الراحة في مكان انعقاد المؤتمر و مكان إقامة المشاركين .

و على المشاركين التحضير مسبقاً للأفكار و الاستعلام عن تفاصيل الموضوع المطروحة في الاجتماع و الالتزام بوقت الحضور و المقاعد المخصصة .


- تحديد أهداف المؤتمر العلمي 

- رفع مستوى المعرفة و تحقيق الانفتاح العلمي من خلال الاستفادة من النقاشات التي تجري و ما قد ينتج عنها من أفكار لدراسات جديدة.

- تسعى لجان تنظيم المؤتمرات العلمية إلى تحقيق نتائج و دراسات جديدة من خلال الأبحاث المقدمة في المؤتمر و تقديم تغيير أو تطوير لأحد جوانب المجتمع.

- بالإضافة لتأمين لقاء بين الخبراء و الباحثين المشاركين و ما ينعكس من ذلك على عملية التبادل العلمي و تحفيز المشاركة بينهم.

- تهدف اللجان المسؤولة عن تنظيم المؤتمرات العلية لبناء العلاقات الاجتماعية بين الاكاديميين من خلال هذا الحدث.

- تحكيم وتوثيق الدراسات المشاركة و التأكيد على ضمان حقوق الملكية للباحث.

- بناء قاعدة بيانات علمية من خلال الأبحاث المشاركة في المؤتمرات العلمية  ليتم الاستناد إليها و الاعتماد عليها لاحقاً.


- أرشفة وقائع المؤتمر العلمي المنعقد

و يم ذلك من خلال 

- نشر الأبحاث المشاركة في ملحق المؤتمر المسمى بوقائع المؤتمر و حفظ هذه الأبحاث في أرشيف خاص في أحد دور النشر و المكتبات الموثقة وفق معايير حقوق الملكية و تضمينه برقم تسلسلي .

- كتابة التقارير لمجريات المؤتمر و الفرضيات التي ساهمت في حل القضايا المطروحة و إرفاقها ضمن الملحق .

- إجراء الدراسات التقييمية لرضا الحضور عن المؤتمر و نوعية الأبحاث المقدمة .  

- تدوين التوصيات التي خرج بها المؤتمر و الضرورات الملحة للعمل على تحقيقها لتعميم الفائدة و تحقيق المنفعة الاجتماعية .

---------------------------------------------------------------------------------------------------

شاركنا برأيك